La gestión fiscal de una empresa, ya sea grande, pequeña o de un autónomo, es fundamental para su correcto funcionamiento. Evitar sanciones fiscales no solo te ahorra dinero, sino que también protege la reputación de tu negocio y te permite operar con tranquilidad.
En este artículo te explicamos, de manera clara pero técnica, cómo puedes evitar sanciones fiscales en tu empresa.
Conoce y Cumple con tus Obligaciones Fiscales
Uno de los primeros pasos para evitar sanciones fiscales es conocer con precisión las obligaciones fiscales de tu empresa. Cada tipo de negocio tiene requisitos fiscales específicos, y no cumplir con ellos puede generar multas, recargos e incluso inspecciones más rigurosas.
Si no conoces a la perfección cuales son tu obligaciones fiscales, lo mejor es depositar esta tarea en manos de profesionales como Asemfis Privantia, asesores y abogados y de esta manera puedes quitarte una gran presión de encima y enfocarte en el crecimiento de diferentes frentes dentro de tu negocio.
Tipos de impuestos que debes conocer
En España, las obligaciones fiscales varían según el tamaño y la forma jurídica de la empresa, pero los más comunes son:
- Impuesto de Sociedades (IS): Obligatorio para las empresas, grava los beneficios obtenidos.
- Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): Aplica a los autónomos y a las empresas que realicen retenciones a sus empleados o proveedores.
- Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): Este impuesto indirecto se aplica en la mayoría de las transacciones comerciales y su declaración es trimestral o mensual.
Presentación y pago a tiempo de los impuestos
Uno de los errores más comunes que lleva a sanciones es no presentar las declaraciones fiscales dentro del plazo correspondiente. Las fechas son claves.
Fíjate bien en el calendario fiscal y asegúrate de tener un sistema que te permita cumplir con los plazos sin errores.
También puedes delegarlo en un asesor fiscal y contable y adiós preocupaciones.
- Sanciones por presentación tardía: Si presentas tus impuestos fuera de plazo, Hacienda podría imponerte una sanción económica que puede variar dependiendo de si es con o sin requerimiento previo.
- Importancia de los pagos fraccionados: Para los autónomos y pymes, es fundamental tener claro cuándo realizar los pagos fraccionados para evitar problemas de liquidez que te impidan pagar los impuestos en tiempo y forma.
Mantén una Contabilidad Clara y Transparente
Otra de las claves para evitar sanciones fiscales es llevar una contabilidad precisa y actualizada.
Un error contable, aunque sea sin intención, puede interpretarse como fraude o evasión fiscal, lo que podría desencadenar una inspección.
Registros contables detallados y actualizados
Llevar un registro detallado de todas las transacciones es esencial. Cada movimiento financiero debe estar justificado con documentos válidos, como facturas, albaranes o extractos bancarios.
De esta forma, si alguna vez tienes que enfrentarte a una auditoría o inspección, tendrás toda la información clara y ordenada.
- Facturas electrónicas y papel: Tanto si usas facturación electrónica como tradicional, asegúrate de guardar todos los documentos durante al menos cinco años. Además, si trabajas con facturas electrónicas, verifica que cumplan con los requisitos legales.
- Registro de gastos deducibles: Los gastos deducibles deben estar debidamente justificados. Un error común es intentar deducir gastos que no están directamente relacionados con la actividad de la empresa, lo que puede generar problemas con Hacienda.
Uso de software contable
Para las empresas y autónomos, contar con un software de contabilidad puede ser una gran ayuda para evitar errores.
Existen programas que no solo te facilitan la gestión de la facturación y los pagos, sino que también te ayudan a cumplir con los requisitos fiscales, como la presentación automática de impuestos o la generación de informes financieros.
Sin embargo es mucho más cómodo mandarle todas tus facturas a tu asesoría fiscal y que lo hagan todo ellos.
- Automatización de procesos: Automatizar tareas como la facturación o el cálculo del IVA puede reducir drásticamente el riesgo de cometer errores humanos.
- Integración con la Agencia Tributaria: Algunos programas permiten enviar los datos fiscales directamente a Hacienda, lo que reduce las posibilidades de errores en las declaraciones.
Estar al Día con las Normativas y Cambios Fiscales
Las leyes fiscales están en constante evolución, y lo que era válido hace un año, puede haber cambiado.
Es vital estar al tanto de cualquier novedad o cambio normativo que pueda afectar a tu negocio.
Revisión periódica de la normativa fiscal
Hacienda y otras autoridades fiscales suelen actualizar las normativas o introducir nuevas obligaciones.
Por ejemplo, cambios en las deducciones fiscales, nuevos tipos de impuestos o modificaciones en los plazos de presentación pueden afectarte directamente.
Por tanto, es fundamental que revises periódicamente las publicaciones oficiales y te asegures de estar cumpliendo con las últimas exigencias.
- Boletines oficiales: Mantente informado a través del BOE o de la Agencia Tributaria para conocer de primera mano las novedades.
- Asesoría fiscal profesional: Si no tienes tiempo o conocimientos suficientes para seguir estos cambios, contar con un asesor fiscal puede marcar la diferencia. Ellos te informarán sobre las novedades y te ayudarán a adaptarte a las mismas sin problemas.
Anticipación ante inspecciones fiscales
Si tu empresa está en orden y cumples con todas tus obligaciones, no deberías temer a una inspección.
Sin embargo, hay sectores o situaciones específicas que pueden atraer más atención por parte de Hacienda, como cambios bruscos en la facturación o deducciones excesivas.
Prepararte para una inspección implica tener toda la documentación lista y actualizada, desde facturas hasta contratos.
- Señales de alerta para Hacienda: Algunas prácticas pueden hacer que Hacienda preste más atención a tu empresa, como inconsistencias en las declaraciones o márgenes de beneficio inusualmente bajos.
- Prevención ante errores: Si detectas un error en tus declaraciones fiscales, es mejor corregirlo voluntariamente antes de que Hacienda lo haga por ti. De esta forma, evitarás sanciones mayores.
No te compliques
Evitar sanciones fiscales es posible si tu empresa está bien organizada, cumple con las normativas y presenta sus impuestos a tiempo.
Mantener una contabilidad clara, usar herramientas tecnológicas adecuadas y estar al tanto de los cambios fiscales son pasos clave para proteger tu negocio.
Y, si sientes que puedes cometer errores o necesitas orientación, no dudes en contar con la ayuda de un asesor contable o fiscal.
¡Mejor prevenir que curar!